Gedragscode en ethische richtlijnen voor leveranciers en partners

Baticlick streeft ernaar om eerlijk en ethisch te handelen. Hetzelfde verwachten we van onze leveranciers en partners (die voor het gemak hierna gezamenlijk “leveranciers” worden genoemd).

De Gedragscode en Ethische Code van Baticlick legt de principes vast voor gepast gedrag en ethisch handelen van de medewerkers van Baticlick. Deze Gedragscode en Ethische Code stelt vergelijkbare normen vast voor onze leveranciers.

Verwijzingen in deze Code naar “Baticlick” hebben betrekking op Baticlick Sàrl. Er zijn geen dochterondernemingen. Deze Code is van toepassing op alle leveranciers van goederen of diensten, of op elke persoon die op een andere wijze een zakelijke relatie onderhoudt met een Baticlick-entiteit, en op hun klanten, hun werknemers, agenten en aannemers die goederen leveren aan of diensten verlenen aan Baticlick of haar klanten (d.w.z. websitegebruikers). Het is de verantwoordelijkheid van de leverancier om de principes van deze Code onder zijn werknemers, agenten en onderleveranciers te verspreiden, hen hierover voor te lichten en er zorgvuldig op toe te zien dat deze worden nageleefd.

Activa en informatie

Leveranciers dienen de activa en informatie van Baticlick te beschermen. Leveranciers aan wie toegang is verleend tot de activa van Baticlick, zowel materiële als immateriële, mogen deze uitsluitend gebruiken binnen de reikwijdte van de door Baticlick verleende toestemming en ten behoeve van de samenwerking met Baticlick en haar klanten. Leveranciers die toegang hebben gekregen tot vertrouwelijke informatie van Baticlick, mogen deze informatie met niemand delen, tenzij zij daartoe door Baticlick zijn gemachtigd. Indien een leverancier van mening is dat hij ten onrechte toegang heeft gekregen tot vertrouwelijke informatie van Baticlick, dient de leverancier zijn contactpersoon bij Baticlick hiervan onmiddellijk op de hoogte te stellen en af te zien van verdere verspreiding van de informatie. Leveranciers mogen geen informatie over andere personen of organisaties delen met iemand bij Baticlick indien de leverancier contractueel of wettelijk verplicht is deze informatie niet te delen.

Omkoping en corruptie

Baticlick hanteert een nultolerantiebeleid ten aanzien van het geven of aannemen van steekpenningen of smeergeld. In verband met elke transactie als leverancier van Baticlick, of waarbij Baticlick op enige andere wijze betrokken is, mogen leveranciers niets van waarde, direct of indirect, overdragen aan wie dan ook, met inbegrip van overheidsfunctionarissen, medewerkers van door de overheid gecontroleerde entiteiten, of medewerkers van Baticlick of enige andere organisatie, met het oog op het verkrijgen van enig ongeoorloofd voordeel of voordeel. Leveranciers die namens Baticlick handelen, moeten zich houden aan alle toepasselijke lokale wetgeving inzake omkoping. Leveranciers moeten een schriftelijke administratie bijhouden van alle betalingen (met inbegrip van geschenken, maaltijden, entertainment of andere zaken van waarde) die namens Baticlick of met door Baticlick verstrekte middelen zijn gedaan. Leveranciers moeten op verzoek een kopie van deze administratie aan Baticlick verstrekken.

Geschenken, maaltijden, entertainment en andere zakelijke attenties

Medewerkers van Baticlick mogen alleen geschenken, maaltijden, entertainment en andere zakelijke attenties uitwisselen met leveranciers als deze redelijk, sporadisch en bescheiden van omvang zijn, en in overeenstemming zijn met de lokale wetgeving, gebruiken en praktijken. In sommige gevallen kunnen voor medewerkers van Baticlick financiële beperkingen gelden met betrekking tot de waarde van dergelijke zakelijke attenties die mogen worden gegeven of ontvangen. In alle gevallen mogen medewerkers van Baticlick dergelijke attenties nooit aanbieden of accepteren in omstandigheden waarin deze de besluitvorming zouden kunnen beïnvloeden of de schijn zouden kunnen wekken dat ze deze beïnvloeden. Ook mogen zij nooit contant geld geven of ontvangen. Wij verwachten van onze leveranciers dat zij deze beperkingen respecteren.

Belangenconflicten

Medewerkers van Baticlick dienen bij het uitvoeren van Baticlick-zaken te handelen in het belang van Baticlick. Zij mogen geen financiële of andere relatie onderhouden met een leverancier die in strijd zou kunnen zijn, of de schijn zou kunnen wekken in strijd te zijn, met hun verplichting om in het belang van Baticlick te handelen. Leveranciers mogen geen financiële relatie hebben met een medewerker van Baticlick met wie de leverancier in het kader van zijn samenwerking met Baticlick contact heeft. Leveranciers moeten ervoor zorgen dat een eventuele persoonlijke relatie met een medewerker van Baticlick niet wordt gebruikt om het zakelijke oordeel van die medewerker te beïnvloeden. Indien een leverancier een familieband of andere relatie heeft met een medewerker van Baticlick die een belangenconflict zou kunnen vormen, dient de leverancier dit aan Baticlick te melden of ervoor te zorgen dat de medewerker van Baticlick dit doet.

Verplichtingen inzake het verstrekken van betrouwbare informatie

Leveranciers die op het Baticlick-platform zijn geregistreerd en informatie over hun bedrijf, verkoopvoorwaarden en -bepalingen, evenals informatie over hun producten en diensten (leverings- en retourvoorwaarden, milieukeurmerken, milieubeoordelingen, prijzen…) toevoegen, moeten ervoor zorgen dat de verstrekte informatie betrouwbaar is en up-to-date blijft, zodat iedereen die deze gegevens raadpleegt, erop kan vertrouwen. Baticlick heeft het recht en de plicht om een leverancier van het platform te verwijderen indien een inbreuk wordt vastgesteld en bevestigd.

Je stem laten horen

Leveranciers die van mening zijn dat een medewerker van Baticlick, of iemand die namens Baticlick optreedt, zich schuldig heeft gemaakt aan illegaal of ongepast gedrag, dienen dit aan Baticlick te melden. Leveranciers kunnen de kwestie aankaarten bij de leidinggevende van de betreffende medewerker of contact opnemen met de afdeling Ethiek en Compliance van Baticlick via contact@baticlick.com. De relatie van een leverancier met Baticlick zal niet worden beïnvloed door een oprechte melding van mogelijk wangedrag.

Registratie en rapportage

Leveranciers moeten een nauwkeurige administratie bijhouden van alle zaken die verband houden met hun zakelijke relatie met Baticlick, met inbegrip van een correcte registratie van alle uitgaven en betalingen. Indien Baticlick kosten in rekening worden gebracht voor de gewerkte uren van een medewerker van de leverancier, moeten de urenregistraties volledig en nauwkeurig zijn. Leveranciers mogen het versturen van een factuur niet uitstellen of op enige andere wijze ervoor zorgen dat een uitgave naar een andere boekhoudperiode wordt verschoven.

Toepassing en naleving

Door het aanvaarden van een inkooporder of overeenkomst waarin naar deze Code wordt verwezen, verbindt de leverancier zich ertoe dat al zijn activiteiten onderworpen zijn aan de bepalingen van deze Code. Deze Code, of het aantonen van de naleving ervan, creëert geen rechten voor derden ten gunste van de leverancier. De normen van deze Code vormen een aanvulling op, en geen vervanging van, de bepalingen van enige juridische overeenkomst of contract tussen leveranciers en Baticlick. Baticlick behoudt zich het recht voor om het beleid, de procedures of enig ander document van de leverancier met betrekking tot de naleving van deze Code steekproefsgewijs te controleren. In sommige gevallen kan Baticlick een audit eisen om na te gaan of een leverancier deze Code naleeft.

Baticlick behoudt zich het recht voor om dit document indien nodig aan te passen, bijvoorbeeld om te voldoen aan wijzigingen in wet- en regelgeving of in de werkwijzen en procedures van Baticlick.